Klachtenregeling

Advocatenkantoor Lieberwerth B.V.

Kantoorklachtenregeling

Artikel 1 – Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens een advocaat van Advocatenkantoor Lieberwerth B.V. of jegens een onder diens verantwoordelijkheid werkzame persoon, over de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in art. 46c Advocatenwet;
klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de behandeling van de klacht;
kantoor: Advocatenkantoor Lieberwerth B.V.

Artikel 2 – Toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Advocatenkantoor Lieberwerth B.V. en de cliënt;
2. Het kantoor draagt zorg voor een zorgvuldige behandeling van klachten conform deze regeling.

Artikel 3 – Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten op een zorgvuldige wijze af te handelen binnen een redelijke termijn;
het bevorderen van een cliëntgerichte benadering bij de behandeling van klachten;
het analyseren van klachten ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
het behoud en de versterking van de relatie met de cliënt door goede klachtenafhandeling.

Artikel 4 – Informatie bij aanvang dienstverlening

Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van het kantoor en wordt op verzoek kosteloos verstrekt;
De advocaat wijst de cliënt vóór het aangaan van de overeenkomst van opdracht op het bestaan en de toepasselijkheid van deze regeling;
In de opdrachtovereenkomst wordt vermeld dat klachten die na interne behandeling niet zijn opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur, die een bindende uitspraak kan doen;
Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechtbank.

Artikel 5 – Interne klachtprocedure

Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, wordt de klacht in eerste instantie gemeld bij de secretaresse en/of besproken met de betrokken advocaat;
Indien dit niet leidt tot een oplossing, wordt de klacht doorgeleid naar mevrouw mr. E. van Baarle van het kantoor AAN Advocaten te Zeewolde (Gildenveld 29, 3892 DD Zeewolde) die daarmee optreedt als (extern) klachtenfunctionaris;
De klachtenfunctionaris stelt zowel de klager als de betrokken advocaat in de gelegenheid om een toelichting op de klacht te geven;
De klachtenfunctionaris handelt de klacht in beginsel af binnen vier weken na ontvangst;
Indien een langere termijn noodzakelijk is, kan deze met maximaal vier weken worden verlengd. De klager ontvangt hiervan schriftelijk bericht, met vermelding van de nieuwe termijn;
De klachtenfunctionaris deelt het oordeel over de klacht schriftelijk mee aan de klager en de betrokken advocaat, eventueel vergezeld van aanbevelingen;
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld tekenen de klachtenfunctionaris, klager en degene over wie is geklaagd het oordeel over de klacht.

Artikel 6 – Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

Bij de behandeling van klachten wordt geheimhouding in acht genomen door alle partijen;
De behandeling van klachten geschiedt kosteloos voor de cliënt.

Artikel 7 – Verantwoordelijkheden

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en tijdige afhandeling van de klacht;
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van eventueel contact met de cliënt en van een mogelijke oplossing;
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de voortgang en de uitkomst van de klachtbehandeling.
Het kantoor houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 – Registratie en evaluatie

De klachtenfunctionaris registreert iedere klacht en het onderwerp daarvan.
Klachten kunnen in meerdere categorieën worden ingedeeld.
Periodiek rapporteert de klachtenfunctionaris over de afhandeling van klachten en doet hij/zij aanbevelingen ter verbetering van de dienstverlening.
Minimaal eenmaal per jaar worden de registraties en aanbevelingen binnen het kantoor besproken en zo nodig vastgesteld.

Artikel 9 – Stichting derdengelden
Advocatenkantoor Lieberwerth B.V. beschikt niet over een Stichting Derdengelden. Betalingen voor cliënten verlopen rechtstreeks naar of van de cliënt en niet via het kantoor.

Vastgesteld op 30 september 2025